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Rôle Coordination technique et logistique – Hébergement collectifs de réfugié·e·s d'Ukraine

Contexte du projet

Depuis février 2022, près de 60.000 personnes fuyant la guerre Ukraine sont arrivées sur le territoire belge, dont 20.000 à Bruxelles. Vu la saturation du marché locatif tant public que privé, des hébergements collectifs ont été mis en place dans le cadre du dispositif régional « brussels helps ukraine ».  

En collaboration étroite avec le Samu Social, la Plateforme Citoyenne et Ukrainian Voices, Communa œuvre à l'ouverture de lieux qui offrent des solutions de logement à destination des personnes ayant fui la guerre en Ukraine et qui n’ont pas trouvé de solution d’hébergement. 

Ces lieux d’hébergement collectifs ont pour vocation d’assurer un accueil et permettre l'accompagnement des personnes dans leur intégration à Bruxelles. La philosophie qui guide le travail de terrain est celle de l’autogestion par les habitants de leur espace de vie. Le travail social nécessaire au suivi individuel des personnes habitant les lieux est majoritairement effectué par des partenaires externes (CPAS, associations de quartier, maison des jeunes, …). 

Actuellement, deux lieux sont encadrés par Communa : un ancien immeuble de bureau d’une capacité d’accueil de 190 personnes (« Emil »), et un site composé de logements modulaires d’une capacité d’accueil de 75 personnes (« Tritomas »). D’ici 3 mois, un nouveau site de logements modulaires devrait être prêt à accueillir une petite centaine de personnes. 

A moyen terme, l’objectif de cet accueil collectif est multiple : tout en évitant l’augmentation de la population sans-abri à Bruxelles, il s’agit de créer une réponse structurelle au manque de solutions d’hébergement pour les populations précarisées (sans chez-soi, sans-papiers et demandeuses d’asile). Parallèlement, il s’agit d’initier et expérimenter des nouvelles approches du travail social et de l'hébergement d'urgence, en s'appuyant sur les personnes accueillies comme moteur de la dynamique collective et de l’auto-gestion des lieux, ainsi que sur la communauté ukrainienne dans son ensemble.
 

A côté du projet d’hébergement collectif de réfugiés ukrainiens, Communa accompagne et coordonne plusieurs projets d’occupation temporaire, notamment :  

  • Sorocité : Une vingtaine de logement housing first pour femmes, articulé autour d’un espace socio-communautaire et d’une wasserette solidaire. 
  • Maxima : 4000m² qui accueille 20 habitantes et 80 collectifs ou associations dans un hébergement de transit, des bureaux partagés, des salles de sport ou encore des ateliers. 
  • La Serre : Un lieu qui regroupe sous un même toit 4 logements, un grand atelier partagé pour artistes et un hangar qui accueille des activités de transformation d'invendus alimentaires, des ateliers de réparation vélo et des évènements socioculturels. 

Votre mission

La mission de coordination logistique et technique est scindée en deux partie : 

  • 3/5e : coordination des aspects logistiques et technique dans le cadre du « projet Ukraine » 
  • 2/5e : appui à la coordination interne du pôle technique de Communa 

Dans le cadre des projets d’hébergement pour personnes réfugiées :

  • Avant l’ouverture d’un site, assurer la supervision des chantiers de rénovation pour le compte de Communa, en coopérant avec le maître d’ouvrage (Région) et les architectes désignés 
  • Il ou elle aura la charge de planifier et soutenir les deux régisseurs techniques déjà en poste dans leurs opérations de veille et maintenance technique (planification des interventions, mise en place de process, appui technique, garantie du respect des règles SIAMU, gestion des accès etc ...) afin de faciliter les missions des équipes de médiation 
  • Il ou elle sera également en charge de planifier et organiser les chantiers d’aménagements des lieux (espaces communs, salons, espaces extérieurs, signalétique, etc ...), en soutien aux deux régisseurs techniques déjà en poste et aux “permanences architecturales” qui permettent de recueillir les besoins 
  • Cette personne sera également en charge de coordonner les opérations logistiques : approvisionnement des consommables, gestion des stock, démontage des lieux, etc... 
  • A la fermeture d’un site, elle sera en charge de la remise en état des infrastructures, du déménagement du matériel vers les autres sites de Communa ou la mise en vente des équipements, et plus généralement la clôture technique et logistique des lieux 
  • Enfin, cette personne sera l’interlocuteur privilégié des partenaires externes pour les sujets techniques et logistiques (propriétaire, gestionnaire immobilier, urbanisme, architecte, ...). Dans ce cadre, elle sera amenée à participer au « GT2 », organe de concertation composé d’administrations régionales, des entrepreneurs et des architectes dont la mission est de permettre l’ouverture de nouvelles structures d’accueil pour publics vulnérables à Bruxelles. 

Dans ce premier volet, le travail sera effectué en collaboration étroite avec :  

  • Les deux régisseurs techniques et les deux coordinateur·ice·s de site déjà en poste.  
  • Le coordinateur du pôle technique en tant que support opérationnel et appui technique à la gestion de site. 
  • Le pôle admin, afin de garantir le respect des procédures d’appels d’offre selon la législation et les subventions en cours, ainsi que dans le respect des budgets annuels élaborés en concertation avec ce pôle. 

Le second volet de la mission consiste à appuyer et soutenir l’organisation interne du pôle technique, considéré comme un des objectifs principaux de ce pôle pour l’année à venir. En pratique, il s’agira de prendre une part active aux côtés du coordinateur de ce pôle, composé de 8 personnes. Il s’agira notamment de : 

  • Rédiger des guidelines et process de fonctionnement internes au pôle  
  • Revoir le listing des fournisseurs, et les méthodes de mise en concurrence 
  • Négocier des prix préférentiels ou mettre un place des systèmes de comptes ouverts  
  • Appuyer le processus de gestion du stock central de l’association, 
  • Assurer la mise en place et le suivi du système d’inventaire de matériel (actuellement en cours) 
  • Appuyer l’organisation des réunions de coordination mensuelle du pôle 
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Redevabilités et responsabilités :

Gestion opérationnelle : Vous travaillez avec les personnes en charge de la coordination et la régie technique de chaque lieu du projet Ukraine à la gestion et supervision opérationnelle des infrastructures, des équipements, de l’approvisionnement et du stock dans le but de garantir la qualité de la prise en charge du public accueilli (activation des dispositifs, entretien/maintenance logistique et technique, fermeture/fin d’occupation).  Gestion de chantiers technique et intervention : Vous travaillez avec les personnes en charge de la coordination et la régie technique de chaque lieu du projet Ukraine à :  

- Anticiper et planifier les besoins d’intervention et de maintenance technique 

- Gérer les chantiers et interventions (identification du besoin, réflexion en équipe, budgétisation, planification et suivi, réception) ; 

- Coordonner les interventions avec les services/dispositifs pour lesquels sont effectuées les interventions techniques ; 

- Réaliser le suivi des factures et pièces justificatives liées aux interventions techniques. 

Gestion d’équipe : Vous assumez le rôle de personne de référence pour les régisseurs techniques du projets Ukraine. Vous vous assurez de la bonne répartition et la priorisation des tâches avec ces personnes. Vous planifiez également les besoins en renfort avec le reste du pôle technique et de l’équipage en général. 

Gestion des achats et approvisionnement : Vous êtes en charge d’améliorer le système d’achats et d’approvisionnement, de planifier les commandes, d’effectuer le choix des fournisseurs selon des procédures d’appel d’offre ou de mise en concurrence pré-établies, de négocier des conditions d’achats, et enfin de suivre les contrats éventuellement conclus. Vous appuyez également les régisseurs techniques dans la gestion et la répartition des dons. 

Développement stratégique : Vous soutenez les personnes en charge de la coordination des lieux d’hébergement et du pôle développement dans la vision stratégique du projet Ukraine. Vous collaborez à la réflexon constante sur l’amélioration et la qualité du dispositif d’hébergement, et la place que prend Communa dans ce réseau d’acteurs régional. 

Profil recherché :

Compétences techniques : 

  • 2 ans d’expérience dans un poste à responsabilité au sein d’un service en lien avec la logistique et la technique (architecte, ingénieur, gestionnaire de chantier, gestion de projet à orientation technique, supplu chain, …) 
  • Connaissances générales des solutions et produits techniques liés à un logement (chauffage, plomberie, accès, électricité, ...). La connaissance des particularités techniques d’immeuble de bureaux / équipements collectif est un plus 
  • Appréhension du risque et connaissance des protocoles de prévention des risques techniques dans un logement collectif (hygiène, prévention incendie, …) 
  • Aisance rédactionnelle et dans la négociation commerciale.  
  • Aisance dans la rédaction et le suivi d’un budget 
  • Capacité à sous-traiter et assurer le suivi de prestataires techniques extérieurs  
  • Avoir le permis B 

Compétences générales : 

  • Grande capacité d’organisation et de gestion des priorités 
  • Expérience en coordination d’équipe. Vous travaillez spontanément de manière concertée et collaborative 
  • Expérience dans un cadre multiculturel. La connaissance de la réalité des personnes en situation de migration est un plus 
  • Orienté.e solution et recherchez des possibilités pour optimaliser le fonctionnement des dispositifs en vous adaptant à la réalité mouvante des besoins des bénéficiaires 
  • Volonté de s’inscrire dans un environnement de travail, qui se qualifie autant par l’urgence que l’expérimentation d’approches alternatives 
  • Grande capacité d'écoute et d’empathie  
  • Sens des responsabilités, bon esprit d'analyse et de synthèse 
  • Résistant.e au stress et capable de vous adapter rapidement et aisément au changement 
  • Maitrise de l’anglais nécessaire 

Le cadre proposé

  • Contrat à durée déterminée de 6 mois (renouvelable en contrat long terme) 
  • Temps plein (lundi au vendredi) 
  • Salaire de 2350€ brut, environ 2050€ net (+ chèques repas + téléphonie + déplacement kilométrique + indemnités télétravail) 
  • Congés : 30 jours + fériés légaux

Comment postuler ?

Envoie ta candidature le 31/03/2023 au plus tard, à daniel@communa.be avec pour objet « Candidature –  coordination technique et logistique » 

Les premiers entretiens auront lieu partir du 21 mars 2023, nous nous réservons la possibilité d'arrêter le processus avant le 31.

Cette candidature doit contenir ton CV et une lettre de motivation. Tout support supplémentaire est possible (écrit, vidéo, audio, etc.). Raconte-nous qui tu es, ton expérience et pourquoi ce travail te motive.  

Qu’elle soit négative ou positive, nous enverrons une réponse aux candidat·e·s.  

Prise de poste souhaitée entre le 1er et le 13 avril 2023.